¿Para qué sirve un programa de gestión?

Por increíble que parezca, hoy en día ésta pregunta no está tan clara en gran cantidad de empresas. Hay Pymes y autónomos que no conocen aún la ventaja de gestionar sus datos en un sistema de gestión.

Un programa de gestión es una herramienta, y como tal, para que funcione bien hay que darle un correcto uso. Un destornillador sirve para enroscar y desenroscar tornillos, pero si lo cogemos del extremo más estrecho podemos clavar clavos, lógicamente la primera función irá de maravilla, pero para esto segundo lo más apropiado es utilizar un martillo. Es por esto, que a la hora de decidir que se quiere implantar un software para gestionar la empresa, tener por delante muy claro “para qué necesito un programa de gestión”, o mejor dicho, “qué quiero obtener utilizando un programa de gestión”.

Entre otras cosas, un programa de gestión permite:

• Tener la información de la empresa organizada y clasificada accediendo desde el ordenador.
• Localizar de forma rápida cualquier dato. (Un teléfono de un cliente, un precio de un proveedor, una factura, …)
• Encadenar el flujo de información entre departamentos, optimizando así la forma de trabajar y permitiendo que hablen todos un mismo idioma. (compras, ventas, financiero, almacén, fábrica, etc…)
• Mecanizar tareas reduciendo tiempo para realizarlas y evitando errores.
• Consultar resultados para analizar el negocio. Sacar informes, resúmenes, gráficas,...
• Tener información a tiempo real para la toma de decisiones.

¿Qué pretendo obtener de un programa de gestión? ¿Me conformo con lanzar la facturación o quiero saber cuánto beneficio he sacado éste mes mi negocio? ¿Imprimo un albarán simplemente o quisiera saber la rentabilidad que obtengo de cada artículo que vendo? ¿Guardo solamente los datos de mis clientes o quiero saber también cual me compra más?

Como dijimos anteriormente, un software de gestión se trata de una herramienta, y hay que decidir qué se quiere conseguir con un programa de gestión para poder decidir qué herramienta queremos implantar en nuestro sistema.

Esperamos que quien no supiese para qué sirve un programa de gestión ahora lo tenga más claro, que para el que pensara que un programa de gestión sirve solamente para hacer facturas haya visto la extensión de su utilidad. Gracias a los programas de gestión las empresas pueden conocer mejor su negocio, mayor control, abrir sus abanicos de posibilidades, crecer y ser más rentables.